MANAJEMEN WAKTU

Leman (2007) mengatakan manajemen waktu seseorang dapat merencanakan dan menggunakan waktu secara efisien dan efektif sehingga tidak menyia-nyiakan waktu dalam kehidupannya. Perencanaan ini bisa berupa jangka panjang, menengah dan pendek. Menurut Akram (2010) mendefinisikan manajemen waktu adalah memanfaatkan waktu yang anda miliki untuk melakukan hal-hal yang dianggap penting yang telah tercatat dalam tabel kerja. Manajemen waktu didefinisikan sebagai kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan dan melaksanakan tanggung jawab individu demi kepuasan individu tersebut (Widyastuti, 2004).

Salah satu penyebab kurangnya produktivitas adalah karena tekanan pekerjaan. Sebuah studi yang dirilis oleh The British Medical menyatakan stres pada lingkungan kerja dapat diminimalkan melalui manajemen waktu yang efektif. Begitu pula dalam lingkungan kuliah. Stres kuliah misalnya: tugas yang menumpuk dan deadline salah satu penyebabnya karena pemilihan prioritasnya yang salah dan manajemen waktunya yang buruk.

Salah satu yang tidak dapat di daur ulang adalah waktu yang telah terbuang.  Jadi pastikanlah agar menggunakan setiap waktumu dengan baik. Menurut kata-kata Ratu Elizabeth I menjelang ajalnya “Saya rela mengorbankan seluruh harta milik saya demi waktu”.

Manajemen waktu adalah selalu bersikap efisiensi. Jangan melakukan sesuatu yang bisa membuat rumit atau susah yang malah menghabiskan waktu. Jika mengerjakan suatu tugas dapat dikerjakan dengan sederhana mengapa harus dibuat sulit memudahkan maka akan menemukan waktu yang lebih banyak untuk hal yang penting lainnya.

Penting adalah hal-hal yang paling penting, kegiatan-kegiatan utama, yang berkontribusi terhadap tercapainya misi serta sasaran. Mendesak hal-hal yang menekan, yang menuntut perhatian segera. Secara umum kita habiskan waktu kita dalam empat kuadran waktu yang berbeda, seperti nampak dibawah.

Tabel Kuadran Waktu

Sumber : Sthepen R covey, 1989 dalam The 7 habits of highly effective teens

Kita hidup di masyarakat yang kecanduan terhadap urgensi. Itulah sebabnya kita punya puding instan, hidangan cepat saji, bayar sekali nonton, mie instan, telepon seluler dan sebagianya. Jadi teringat akan anak perempuan kaya yang manja dalam Willie Wonka and the Chocolate Factory, yang terus mengatakan, “Sekarang dong Ayah! Sekarang! Saya minta umpalumpa sekarang!” Sebenernya, hal-hal yang mendesak tidak ada salahnya. Akan jadi masalah kalau menjadi begitu terfokus pada hal-hal mendesak sehingga kita tunda hal-hal yang penting walaupun tidak mendesak. Semua hal penting ini tersingkir oleh hal-hal mendesak.

KUADRAN 1 (K1) : Orang yang suka menunda-nunda. Hal-hal yang mendesak sekaligus penting. K1 adalah bagian dari hidup, tetapi kalau telalu banyak menghabiskan waktu di K1 percayalah akan stress dan jarang berprestasi sesuai potensi.

Akibat dari K1 :

´  Kecemasan dan Stress

´  Kelelahan

´  Prestasi yang biasa- biasa saja

KUADRAN 2 (K2) : Orang yang suka menentukan priorias. K2 adalah hal-hal yang penting tetapi tidak mendesak. Ini adalah kuadran kesempurnaan. Mengerjakan yang terbaik dan terhindar dari stres serta kelelahan.

Akibat hidup di K2 adalah :

´  Hidupmu terkendalikan

´  Keseimbangan

´  Prestasi tinggi

KUADRAN 3 (K3) : Orang yang “yes-man”. K3 mewakili hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting. Kuadran 3 ini dicirikan oleh berusaha menyenangkan semua orang dan menanggapi semua keinginan orang. Ia begitu berusaha menyenangkan semua orang sehingga biasanya ia akhirnya malah tidak menyenangkan siapapun, termasuk dirinya sendiri.

Akibat kebanyakan menghabiskan waktu di K3 :

´  Reputasi sebagai “tukang menyenangkan orang”

´  Kurang disiplin

´  Merasa seperti keset kaki bagi orang lain yang menginjak-injaknya.

KUADRAN 4 (K4) : Pemalas. K4 adalah kategori kesia-siaan dan ekses. Kegiatan-kegiatan ini tidak mendesak dan juga tidak penting. Ia benar-benar pemalas profesional .

Akibat hidup dalam K4 adalah :

´  Kurang bertanggung jawab

´  Rasa Bersalah

´  Malas

Pada kenyataanya kita semua menghabiskan waktu di setiap kuadran ini, kuncinya adalah menggeser sebanyak mungkin waktu K2. Dan satu-satunya cara menemukan lebih banyak waktu di K2 adalah dengan mengurangi waktu yang di habiskan dikuadran lainnya. Beginilah caranya: Ciutkan K1 dengan mengurangi sifat menunda-nunda. Katakan tidak terhadap kegiatan-kegiatan K3. Kurangi kegiatan-kegiatan bermalas-malasan di K4.

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMANAGE WAKTU

Selain menghabiskan lebih banyak waktu di K2, lakukanlah kegiatan-kegiatan berikut utuk membantu mengatur waktu lebih baik: 
 1. Buatlah rencana mingguan
Luangkan waktu 15 menit setiap minggunya untuk merencanakan kegiatan dalam seminggu kedepan. Proses menyusun rencananya:

Langkah 1) Identifikasi batu -batu besar. Renungkanlah apa yang ingin dicapai minggu berikutnya. Tanyalah pada diri sendiri apa yang akan dikerjakan.

Langkah 2) Jadwalkan dulu waktu untuk batu-batu besar. Ambilah sebuah ember dan isilah separuhnya dengan kerikil. Lalu cobalah masukan batu-batu besar kedalamnya, di atas kerikil-kerikil itu. Tetapi tidak bisa masuk semuanya. Maka kosongkan embernya dan mulai dari awal lagi. Kali ini, masukan dulu batu-batu besarnya, baru kerikilnya. Kali ini semuanya masuk! Bedanya adalah urutan masuknya. Kalau masukan kerikilnya dulu, tidak semua batu besar masuk. Tetapi kalau memasukan batu besarnya dulu, semuanya bisa masuk, baik batu besar maupun kerikilnya. Batu-batu besar mewakili hal-hal yang paling penting. Kerikil-kerikilnya mewakili hal-hal sehari-hari yang menyita waktu. Pada waktu menyusun rencana mingguan, jadwalkan dulu waktu untuk batu-batu besar. Kalau jadwalkan dulu waktu untuk batu-batu besar, kegiatan-kegiatan sehari-hari lainnya bisa dikerjakan juga. Dan kalupun tidak sempat tidak masalah bukan? Karena lebih baik menyingkirkan kerikil ketimbang batu-batu besar. Langkah 3) Jadwalkan segala hal lainnya. Setelah batu-batu besar dijadwalkan waktunya, jadwalkan juga hal-hal kecil lainnya, misal : liburan, konser atau ulangtahun.

            2. Mendahulukan yang utama

           Setelah menulis semua kegiatan, rencana dan acara untuk minggu depan. Mendahulukan yang utama adalah menentukan prioritas dan mengatur waktumu sehingga yang penting di dahulukan bukan ditundan. Mendahulukan yang utama juga soal belajar mengatasi ketakutan dan bertahan di saat-saat sulit.

            3. Gunakan media pengingat

Hal ini sangat efektif untuk mengingat jadwal rencana yang sudah dibuat. Jangan hanya mengandalkan ingatan yang terbatas, karena mungkin saja bisa lupa. Media yang digunakan misal yang paling sederhana menulis agenda di papan mading kamar, dibuku jurnal pribadi, di kalender, atau di aplikasi reminder di smartphone dapat menghindarkan dari melewatkan hal yang penting yang sudah direncakan, hal ini sangat efektif karena terdapat alarm di dalam aplikasi tersebut.

4. Buatlah batas waktu

Dengan adanya batas waktu, menjadi semakin terpacu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Batas waktu juga memunculkan rasa tanggung jawab untuk berhasil mengerjakannya tepat waktu. Atur batas waktu dengan memberi jeda waktu yang cukup untuk mengevalusi kembali perkerjaan. Daftar tugas akan terus bertambah dan menunda-nunda tugas membuat daftar itu semakin banyak hingga akhirnya malas untuk menyelesaikannya.

5. Beri waktu untuk istirahat

Beri tubuh waktu untuk beristirahat lima belas menit setelah satu jam kerja. Jangan buka media sosial apapun. Gunakan waktu tersebut secara optimal untuk menyegarkan kembali otak. Cukup lakukan hal sederhana seperti melakukan peregangan atau menghirup udara segar dari jendela. Hal ini dapat membangkitkan kembali semangat.

6. Segera kerjakan, Jangan menunda!

Perjalanan sejauh 1.000 km dimulai dengan satu langkah. Analogi tersebut menggambarkan bahwa pekerjaan tidak akan pernah selesai jika tidak segera memulainya. Angan-angan dan cita-cita tidak akan pernah tercapai dan hanya akan menjadi sekadar mimpi di siang bolong jika masih malas dan terkena penyakit “menunda-nunda.” The secret of getting a head is getting started. — Mark Twain. Mulailah dari hal-hal kecil yang dapat segera kamu lakukan, lalu beranjak ke hal-hal yang jauh lebih besar. Dengan begitu, kamu sudah mulai mencicil pekerjaan agar dapat selesai sedikit demi sedikit.

7. Stop multitasking

Alih-alih mampu menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam satu rentang waktu, multitasking akan membuat tidak fokus. Sehingga pekerjaan malah tidak dapat diselesaikan dengan optimal. Bisa saja kamu mengerjakan pekerjaan secara multitasking, namun potensi kesalahan pada hasilnya akan lebih tinggi. Perlu ketahui, ketika melakukan beberapa pekerjaan secara multitasking, otak dipaksa bekerja lebih keras untuk memproses banyak hal secara bersamaan. Ini membuat cepat lelah dan stres. Selain itu multitasking mampu menurunkan kemampuan memori, khususnya short term memory. Sebaiknya mengerjakan satu pekerjaan hingga tuntas, baru bisa melanjutkan pekerjaan lainnya. Dengan begitu dapat lebih fokus dalam mengerjakannya dan mendapatkan hasil yang jauh lebih baik.

 8. Hindari ajakan teman

Inilah salah satu manfaat dari mengatur prioritas dengan memahami apa yang lebih penting. Ingat waktu untuk bermain dan bersenang-senang tidak akan ada habisnya. Selalu prioritaskan kuliah, utamakan tugas-tugas kampus, belajar dan kepentingan lainnya yang lebih penting. Menunda kesenangan lebih baik dari menunda pekerjaan. Hal ini dapat membuat lebih cepat menyelesaikan sesuatu yang lebih penting. Dan selalu bertanya AMBAK apa manfaatnya bagiku untuk mengikuti ajakan teman? 

 9. Mengatur tempat belajar

Dengan mengatur buku, merapikan alat tulis dengan rapih dan tidak berantakan di atas meja. Hal tersebut akan menghemat waktu jika mencari barang misalnya alat tulis atau buku yang akan dibutuhkan dalam proses belajar, cepat terselesainya tugas karena waktunya efektif untuk mengerjakan tugas tidak untuk membereskan dulu meja belajar yang berantakan. Mengatur tempat belajar juga akan membuat kita semangat untuk belajar dan mengerjakan tugas.

10.  Ingatlah pada tujuan

Ketika kita malas–malasan ingatlah pada tujuan akhir. Hal itu akan membuat kita bangkit semangat kembali untuk mengerjakan suatu pekerjaan.

Mengingat suatu tujuan atau cita-cita untuk pemacu semangat bisa melakukannya dengan hal ini : 1) Slogan atau kata-kata mutiara. Menemukan pemacu-pemacu semangat ini dalam buku-buku kutipan, koran, internet yang ditempelkan di tembok untuk memacu semangat ketika kita malas.

2) Sertifikat dan penghargaan yang telah diterima. Diploma, penghargaan, piala untuk prestasi di bidang atletik dan segala jenis penghargaan lainnya adalah benda-benda yang selalu mengingatkan bahwa anda adalah orang yang berbakat dan mampu berprestasi.

3) Dukungan saat puncak. Saat puncak adalah saat dalam hidup anda ketika anda melakukan sesuatu dengan sangat baik, hal ini termasuk penganugerahan penghargaan yang menyertainya. Pasanglah foto-foto kemenangan di dinding dapat menciptakan kembali perasaan dengan gambaran tertulis atau dengan membingkai kenangan dari peristiwa itu.

Menetapkan tujuan untuk diri sendiri memberikan arah yang harus dilalui dan perjuangan serta memotivasi untuk menjalani pengorbanan yang dibutuhkan untuk mencapai cita-cita tersebut. Contohnya: dalam menjalani aktivitas sehari-hari kadang kita tidak melakukan apa yang sudah dijadwalkan penyebabnya karena rasa jenuh dan tergoda untuk pergi ke luar jalan-jalan disitulah kita harus mengingat tujuan kita agar bisa menahan kesenangan sesaat.

Waktu sangat berharga untuk disia-siakan begitu saja. Waktu yang digunakan dengan baik akan semakin mendekatkanmu kepada kesuksesan.

Waktu ibarat pedang tajam, apabila tidak digunakan untuk memotong sesuatu dengan baik, pedang tersebut akan memotong kita bahkan memutilasi kita perlahan-lahan. Jadi, yang membedakan kualitas kemuliaan seseorang adalah pemanfaatan waktunya.

Daftar pustaka

Covey, Stephen R. 1998. The 7 habits of

Highly Effective Teens. Amerika Serikat: Free press.

DePorter, Bobby dan Mike Hernacky. 2001.

Quantum learning. New york: Dell Publishing

Duhig, Charles. 2012. The Power Of Habit.

Jakarta & New york

https://id.techinasia.com/kumpulan-tip-manajemen-waktu-agar-kamu-lebih-produktif

http://www.academia.edu/4701043/MANAJEMEN_WAKTU_YANG_BAIK_UNTUK_MAHASISWA_b_AHAN